Emma Svedenstedt är managementkonsult inom Förändringsledning och har många års erfarenhet av att stötta företag genom förändringar. Här delar hon med sig av sina tips kring förändringsledning vid agila arbetssätt.
Emma, ser du att agila arbetssätt ställer andra krav på förändringsledningen?
Både ja och nej.
Förändringsledning handlar om att skapa goda förutsättningar att förbereda sig inför något nytt. Beroende på förändringens storlek och art planeras förberedande aktiviteter. Detta är detsamma oavsett vilket arbetssätt man väljer.
Vi märker att det finns en föreställning att allt ska gå mycket snabbare när man arbetar agilt, att det inte finns tid för planering och att mottagande grupper hela tiden behöver uppdateras.
Detta stämmer inte. Det planeras mycket vid agila arbetssätt och mottagare behöver inte alltid få ta del av allt i realtid – det beror på vad som passar bäst; en förändring i en app kan snabbt nå mottagaren, en större omorganisation behöver förankras på ett planerat sätt även om vi arbetar agilt. Det gör att mycket av förändringsledningen blir densamma.
Men vi kan absolut se att det finns några utmaningar som skiljer sig när man väljer agila arbetssätt från mer traditionella projekt- och arbetsmetoder.
Vilka ser du är de största utmaningarna när man ska gå över till agila arbetssätt och vilka är dina tips för att möta dessa?
Det som kan vara utmanande är den nya logiken och de nya rollerna, där beslut fattas på andra grunder och beslutsmandatet i större grad ligger hos medarbetarna snarare än hos cheferna.
- All förändring leder till viss oro, så mitt första tips är att utbilda er tillsammans i agila arbetssätt för att skapa trygghet, tydlighet och motivation – oavsett om ni ska testa agilt i en mindre grupp eller i hela bolaget. Det gör också att ni förstår logiken och vinsterna med arbetssättet.
- Mellanchefernas traditionella roll förändras om ni väljer att alla ska jobba agilt. Personalansvar, verksamhetsutveckling och löpande stöd till medarbetarna fördelas på tre separata roller inom agila arbetssätt. Mitt tips här är att lägga tid på dialog och reflektion så att alla hinner acceptera att den gamla rollen förändras och få möjlighet att undersöka vilken roll som skulle vara intressant i det nya arbetssättet.
- Det kommer ev finnas en ovana bland medarbetare att fatta beslut och ta ett större ansvar, så ledarna behöver stötta, uppmuntra och coacha och inte vara för snabba med att ta över och lösa problemen. Så mitt tips är att förbereda dem på detta.
- Nya arbetssätt innebär en ny logik kring prioritering, styrning, leverans och uppföljning. Etablerade rutiner och mallar ändras vilket kan skapa en känsla av att tappa kontrollen för en tid.
Prioritera att involvera och utbilda beslutsfattande personer utanför er gruppering, såsom beställare, sponsorer, ledningsgrupper etc. De behöver också få en chans att förstå den nya logiken, vad de kan förvänta sig från er som använder agila arbetssätt och vad ni behöver för stöd av dem.
- När vi arbetar agilt vet vi vad vi önskar uppnå, men inte hur lösningen att nå dit ser ut. Det utvecklas under arbetets gång och förändras också löpande då omvärlden och vår kund/mottagares behov ändras. Många är ovana att jobba mot en vision och målbild utan att veta den exakta lösningen.
För att inte tappa riktningen är det centralt att hela tiden påminna om det övergripande syftet och målet. Det kan låta trivialt, men ni kommer märka hur avgörande det blir i er vardag.
- Om ni inte använt agila arbetssätt tidigare, så är mitt sista tips att börja i liten skala.
En motiverad grupp med ledare som är nyfikna och öppna kan bli förebild för resten av organisationen. Det skapar trygghet att några går före och testar nytt, drar lärdomar och sprider dessa vidare innan fler avdelningar genomför stora förändringar.
Att prioritera punkterna ovan kommer bespara er mycket tid, frustration och onödiga diskussioner och istället skapa förutsättningar för framdrift och att ni uppnår de önskade effekter ni vill åt.
Vill du veta mer om hur vi på Centigo kan hjälpa dig att komma igång med agila arbetssätt och förändringsledning - kontakta Emma Svedenstedt.
