I en vardag som i större grad än någonsin tidigare består av hemmakontor och digitala mötesrum har Microsoft 365 (Office 365) och den digitala arbetsplatsen ställts hårt på prov det senaste halvåret. Kanske är det läge att stanna upp en sekund och fundera över de utmaningar du och ditt företag har ställts inför under våren och huruvida ni har de rätta förutsättningarna för att lösa de problem ni mött?
Utvecklingen inom Microsoft 365 har gått och går snabbt samtidigt som det är vanligt att Microsoft 365 hanteras som något av det mest självklara i en organisation. Det är något som finns där och som alla medarbetare förväntas kunna. Vi ser allt oftare hur individer inom en organisation kliver in med olika nivåer i sitt användande av Microsoft 365 och hur gapet blir allt tydligare och svårare ju längre det ignoreras. Risken för att skapa kaos i stället för struktur samt ineffektivitet i stället för effektivitet ökar i dessa företag varje dag.
Att minimera kunskapsgapet kommer vara av stor betydelse och är en viktig del i ekvationen för ett effektivt digitalt samarbete. En annan del handlar om reglerna i den digitala arbetsplatsen med Microsoft 365 och hur ni som organisation och Team kommit överens om hur era samarbeten ska ske. Det räcker inte att en användare i ett Team nyttjar samtliga digitala verktyg utan nyttan kommer när hela teamet gör det på det sätt ni tillsammans kommit överens om.
Därför är det viktigt att alla i en organisation och i ett Team är medvetna om uppsatta regler, att det är tydligt var filer skall sparas, var information kan hittas, var en viss typ av kommunikation sker och vilka digitala verktyg som används till vad.
Även strukturen på projektytorna är viktigt och att ni som organisation gör det möjligt för projektet att ha rätt förutsättningar från start i sitt samarbete.
Tre centrala delar för att lyckas i den digitala arbetsplatsen med Microsoft 365 är kunskap, struktur och regler.
Har ni kommit så långt att regler och struktur är på plats gäller det i stället att bibehålla ordningen och reglerna i organisationen och teamet. Minimera kunskapsgapet hos användarna och ge alla samma förutsättningar till grunderna i Microsoft 365. Det är även av vikt att försöka hålla sig kontinuerligt uppdaterade i den snabbt växande plattform som Microsoft 365 är. Det är viktigt att nyanställda i sin onboardingprocess utbildas i uppsatta regler och arbetssätt samt i de grunder som krävs kring Microsoft 365 i just er organisation.
Vi på Centigo hjälper ledande företag och organisationer genom kritiska förändringsprojekt. Med vår expertis inom digital förändring kan vi hjälpa er med alla de utmaningar ni står inför. Tillsammans med vårt systerbolag Accigo, experter på implementation och arkitektur av Microsoft 365, bildar vi ett starkt team för att tillsammans med er skapa struktur och effektivitet i er digitala arbetsplats.
Som ett första steg för att minimera kunskapsgapet har vi skapat kursen ”kom igång med Microsoft 365” där del 1 i kursen handlar om just grunderna i Microsoft 365. Kanske kan detta koncept vara intressant för er eller kanske till och med ett nytt viktigt inslag i er befintliga onboardingprocess av nyanställda? Kursen finns nu ute som E-Learning på vår learning plattform. Klicka på länken nedan för att läsa mer.
Kom igång med Office 365! Del 1: Grunderna i Office 365
Hör av er till mig så kan vi diskutera mer vad just ni skulle behöva hjälp med.
Ta gärna del av mina tidigare inlägg som ger fler tips för att lyckas i den digitala arbetsplatsen med Microsoft 365. Läs del 1 här:
Undvik kaos med Microsoft Office 365 Del 1/3: Tips till organisationen
”I oredan, finn enkelheten. I disharmonin, finn harmonin. Mitt i svårigheterna finns möjligheterna.” - Albert Einstein
