Detta är andra delen av en artikelserie på temat Framtidens organisationer och ledarskap.
I artikel 1 skrev vi om ett stort behov av nya sätt att organisera och leda företag för att kunna matcha omvärldens förändringstakt och kundernas och medarbetarnas nya krav. Det finns en rad nytänkande organisationer med progressiva organisationsmodeller och ledarskap som grundar sig på distribuerat ansvarstagande. Oavsett om du vill göra en större omställning eller optimera din verksamhet där ni är nu, finns det många lärdomar att hämta från dessa organisationer.
Det är tyvärr aldrig så enkelt som att bara titta in i en kristallkula. Men om du förstår drivkrafter, önskade effekter, utgångsläge, förutsättningar och ambition så kan du få en tydligare bild av hur din framtida organisationsmodell kan se ut.
Innan ni påbörjar en förändring så behöver ni tydliggöra varför ni vill utvecklas och förstå vilka förutsättningar ni har att genomföra en framgångsrik förändring. Först när ni förstår både utgångsläget och vad ni vill uppnå så kan ni bedöma ifall det handlar om att förbättra och utveckla den organisationsmodell ni har idag, eller om det faktiskt är aktuellt att börja skissa på en helt ny modell.
Vilka är era drivkrafter för att utvecklas och vad vill ni uppnå?
Det finns många anledningar att vilja utvecklas, men modet att göra radikala förändringar ökar kraftigt om det finns reella hot mot ett företags överlevnad. Samtidigt så kan ett stort hot leda till att en lösning tvingas fram snabbt och då är det ofta svårare att lyckas. De som kan vara mer proaktiva och ta tid till att både förstå vad de vill uppnå och engagera medarbetare i att definiera hur detta ska uppnås, kommer ha bättre förutsättningar att få en lösning som både är accepterad och som faktiskt fungerar.
Så börja gärna så tidigt som möjligt med att fråga er vad ni har för drivkrafter för förändring och vilka effekter ni vill uppnå med er organisationsutveckling. Ni kanske känner igen er i någon av följande situationer:
- Beslut kan inte fattas av den som är närmast situationen, vilket leder till tröga beslutsprocesser och ibland obegripliga beslut för den som behövde besked
- Det kommer få idéer och initiativ till utveckling från organisationen och det är vanligt med negativa reaktioner på förändringar
- Ni lyckas inte attrahera och behålla medarbetare i den utsträckning ni skulle vilja
- Delar av organisationen jobbar i silos och ni har ingen bra struktur för erfarenhetsutbyte och samarbete
- Ni upplever att ni som organisation inte är tillräckligt snabba på att ställa om och förändra er när det behövs
När ni har förtydligat era drivkrafter och vad ni vill uppnå så har ni tagit fram en målbild över vilka effekter ni strävar efter. För att förstå bästa sättet att nå er målbild så behöver ni även skapa en tydlig bild av ert utgångsläge och era förutsättningar att förändras, vilket vi beskriver i kommande stycke. När ni har gjort alla fyra stegen har ni formulerat er ambitionsnivå kring organisationsutvecklingen.
Vad har ni för förutsättningar för att förändras?
I lagsporter handlar det om att ständigt utvärdera rådande situation. Förstå utgångsläge, analysera möjligheter och därefter agera i den riktning som med störst sannolikhet kommer leda till önskad effekt. I en lagsport måste dels sportens regler och motståndarlagen beaktas, dels det egna lagets spelteknik och enskilda individers potential. Organisationsutveckling är inte en sport, men behovet av att förstå sitt utgångsläge, sina styrkor och svagheter och därefter välja sin strategi utifrån sina förutsättningar är detsamma. Organisationsutveckling handlar om att förstå marknaden företaget agerar på (det externa perspektivet) samt att förstå hur den egna organisationen fungerar som ett system och vilka individer som verkar i systemet (det interna perspektivet).
Din omgivning och hur du vinner på marknaden - det externa perspektivet
Olika marknader har olika spelregler, dynamik och olika mognadsgrad. Det finns externa förväntningar och beroenden som skapar spelet på marknaden och därmed påverkar förutsättningarna vid en organisationsförändring. I en förändring är det därför högst relevant att se till hur branschens krav, era strategiska val och era önskade organisatoriska förmågor samspelar. Agerar ni på en mogen eller omogen marknad och vilken position har ni där? Bygger ni framgång genom att satsa på snabb tillväxt och behöver ta hänsyn till innovationstakt, flexibilitet och snabb anpassningsförmåga i era erbjudanden? Eller är det stabilitet och kostnadseffektivitet som är ert fokus?
I slutändan så behöver ni förstå vilka organisatoriska förmågor och effekter som ni eftersträvar. Det handlar både om de styrkor som är avgörande för att skapa er konkurrenskraft, men det kan också finnas hygienfaktorer för att agera på marknaden samt förmågor som är mer av stödjande karaktär. En förändring ska bygga nya eller förstärka de befintliga organisatoriska förmågor som krävs för att vinna utifrån er valda strategi, och ska vara i linje med branschen ni agerar inom.
Din organisation och dina medarbetare – det interna perspektivet
En myndighet, ett börsnoterat bolag, ett familjeägt bolag, ett stort bolag eller ett litet bolag. Ägarstruktur och storlek på organisation kan påverka både acceptans och genomförbarhet av en förändring och är därför högst relevanta att ta hänsyn till.
En annan viktig aspekt att förstå är den egna värdekedjan. Ju högre komplexitet i värdekedjan desto mer utmanande kan en storskalig förändring bli. Ni behöver förstå om effekterna ni strävar efter är relevanta för alla delar av organisationen eller om det endast finns behov av att utveckla delar? Ett sätt att göra detta är att titta på vilken typ av arbetsuppgifter som utförs. Om de är komplexa och kräver unika lösningar så handlar det om att ge de personer som har dessa arbetsuppgifter förutsättningar att vara innovativa och lösa uppgifterna på bästa sätt. Om arbetsuppgifterna däremot är återkommande och förutsägbara så kan det snarare handla om att automatisera och reducera den mänskliga faktorn.
Det är även relevant att se till kulturen i sig och medarbetare och ledare som individer. Är ni förändringsbenägna och kommer acceptera en förändring? I så fall till vilken grad? För att lyckas med en storskalig organisationsförändring är det en förutsättning att en stor del av medarbetarna accepterar och är med och leder förändringen.
Ert utgångsläge, drivkrafter och önskade effekter bestämmer ambitionsnivån
När ni har en tydligare bild av era drivkrafter, ert utgångsläge och er målbild så kommer det att vara enklare att förstå både hur omfattande utveckling ni behöver göra och vad ni har förutsättningar för att göra. Sen handlar det om att välja rätt väg framåt.
Har ni en organisationsmodell som i grunden fungerar från både ett externt och internt perspektiv så handlar det främst om att optimera och göra förbättringar. Till exempel att utveckla kultur genom att jobba med värderingar, förhållningssätt, ledarskap och motivation eller utveckla struktur genom att se över roller och ansvar, beslutsfattande, processer och kommunikation.
Om ni är väldigt långt ifrån det system ni behöver för att nå er önskade målbild så kan ni behöva göra något radikalt och faktiskt designa en helt ny organisationsmodell. Detta innebär en stor förändring av både er struktur och er kultur, så viljan och drivkraften behöver vara stark för att gå den här vägen.
I nästa artikel berättar vi om hur ni ska tänka kring er organisationsutveckling och vikten av att ha ett helhetsperspektiv oavsett vilken väg ni väljer att gå och sedan fortsätter vi med att beskriva hur ni kan gå tillväga för att optimera eller designa nytt.
Om Centigo
Centigo är ett managementkonsultbolag med ett för branschen ovanligt sätt att organisera, styra och leda vårt eget företag. Vår nätverksorganisation ger oss engagerade och ansvarstagande medarbetare och vi är hela tiden en produkt av allas ambition och drivkraft. Vi har en stark tilltro till människans förmåga att excellera om man ges rätt förutsättningar.
Om författarna
Författarna har lång erfarenhet av komplex förändring, strategi samt organisation och ledarskap. De brinner för att hjälpa människor och företag att skapa progressiva organisationer där strukturen och kulturen gör att alla vinner – både affären och medarbetaren.
Anna Priem
Managementkonsult inom strategi och organisationsutveckling
anna.priem@centigo.se
Marie Lilliesköld
Managementkonsult inom organisationsutveckling och komplexa transformationer
marie.lillieskold@centigo.se
Emelie Lindström
Managementkonsult inom strategi och hållbarhet
emelie.lindstrom@centigo.se
